У вас есть товары для экспорта в Египет, ОАЭ или Китай? Возможно, вы захотите открыть представительство в одной из этих стран? В таком случае нужно легализовать документы фирмы: доверенность, договор и другие документы фирмы. Также у вас обязательно потребуют сертификат происхождения товара. Как подготовить документы правильно и без лишних потерь времени? Рассмотрим общий порядок легализации коммерческих документов в Торгово-промышленной палате Российской Федерации.

Коммерческая легализация документов

Если вы хотите легализовать коммерческий документ, то это можно сделать только в ТПП. Причина проста — апостиль и консульская легализация ставится не на всех документах. Конвенция по упрощению легализации документов, принятая в Гааге в 1961 г., устанавливает такие правила.

Документами, для которых действует Гаагская конвенция, считаются:

• Официальные государственные документы, выписки из реестров, документы прокуратуры, судебные документы.
• Административные документы, к которым относятся все документы ЗАГС: свидетельства о рождении, о браке, о перемене имени и проч.
• Все нотариальные документы, в том числе нотариально удостоверенные копии, доверенности, завещания, согласия и проч.
• Официальные отметки, например, о регистрации, а также визирующие документы, как, например, удостоверение подписи на документе, которое выполнено не нотариусом.

В конвенции четко указано, что она не распространяется на следующие документы:

• дипломатические или консульские документы, подписанные соответствующими сотрудниками,
• документы, которые напрямую относятся к коммерческой или таможенной деятельности.

Легализация документов компании

Поставить апостиль на такие документы, как доверенность от юридического лица другому юридическому лицу, не получится. Апостиль не ставится также на инвойс, товарную накладную или коммерческую переписку. закажите консульскую легализацию коммерческих документов  либо ваши .

Для подобных документов есть другая процедура подтверждения подлинности. Торгово-промышленная палата ставит свой штамп на коммерческих документах. Затем эти документы удостоверяются в консульстве иностранного государства. И уже со штампом консульства можно смело везти их в страну назначения.

Легализация в ТПП подходит только для документов, относящихся к коммерческим операциям. Это может быть выписка из реестра юридических лиц, торговый контракт, таможенные документы, коносаменты, сертификаты происхождения и другие бумаги.

Часто коммерческие документы составляются сразу на двух языках: на русском и английском, китайском, польском. Но если ваши документы составлены на русском языке, мы сначала подготовим официальный перевод. Штамп Торгово-промышленной палаты надо ставить на переведенный документ.

Легализация документов компании в ТПП обычно занимаете около недели. Но наши специалисты могут сократить срок до 2 дней. Это может спасти ситуацию, когда документы нужны срочно и невозможно поставить на них апостиль. В то же время, не надо пытаться легализовать через ТПП некоммерческие бумаги. Если даже Палата поставит печать на доверенность или нотариальное заявление, его не примет консульство.

Заказать легализацию в ТПП РФ

Если у вас коммерческие документы для зарубежной страны, лучше начать коммерческую легализацию заранее. Не тратьте драгоценное время, чтобы выяснить все требования принимающей стороны. На коммерческие документы не распространяется действие Гаагской конвенции, а значит, документы невозможно апостилировать или удостоверить через Минюст и МИД. Такая процедура может быть проведена только в ТПП.

В таком случае закажите легализацию в Торгово-промышленной палате в полном или неполном варианте. Полный вариант – ваш документ будет заверен в ТПП и в консульстве зарубежной страны. Сокращенный вариант – заверение только в ТПП. Какой вариант подходит в вашем случае, уточните у принимающей стороны и обсудите с нашим менеджером.

Дополнительные документы в ТПП зависят от того, кто указан грузополучателем и грузоотправителем в сертификате.

1. Продавец является производителем.
Как правило, если продавец производит свой товар и продает его, то никаких дополнительных документов не требуется.

2. Продавец не является производителем.
Если продавец закупает товар у завода и перепродает его в Египет, в этом случае нужно предоставить следующие дополнительные документы в ТПП:

• договор между производителем и продавцом;
• инвойс от продавца, если требует грузополучатель;
• заявление от продавца*.

* В заявлении обязательно нужно указать все реквизиты договора между производителем и продавцом, все должно быть прозрачно и понятно. Только в этом случае ТПП заверяет документы без проблем.

3. Производитель не указан в сертификате.
Представим ситуацию, что продавец закупает товар у нескольких заводов и перепродает его за границу. Он получает сертификат происхождения с каждого завода, и на их основании получает свой сертификат происхождения. В этом случае производитель не указывается в сертификате. Грузоотправителем при этом может быть и иностранная компания. В таком случае дополнительные документы не нужны, также как в первом варианте.

Инвойс для экспорта

Часто для экспорта в Египет и ОАЭ вместе с сертификатом происхождения требуется легализовать инвойс. Это аналог нашего российского счета или счета фактуры, он бывает сразу на английском языке.

В случае многостраничного инвойса не нужно скреплять все страницы печатью организации, это сделает сотрудник ТПП, который сошьет документ и скрепит печатью палаты.

Если вы находитесь в другом городе и у вас нет возможности самим заверить документы в ТПП РФ, вы можете отправить нам курьерской службой следующие документы:

1. официальное заявление на легализацию от вашей компании;
2. оригиналы документов или копии, заверенные организацией;
3. карточку партнера.

Если в вашем коммерческом документе упоминаются другие документы, такие как устав компании, внутренний регламент или доверенность, копии этих документов обязательно нужно приложить.

Мы проверим документы, сделаем нотариальные переводы и легализуем пакет документов в Торгово-промышленной палате РФ.

Частые вопросы о легализации коммерческих документов