Что такое апостиль в США

Граждане США, прибывающие в Российскую Федерацию, должны предоставить документы в различные госорганы. Собираетесь ли вы учиться или работать – нужен как минимум диплом. Если вы приехали семьей – потребуется свидетельство о браке. Если нужен вид на жительство – будьте добры предъявить всё вышеперечисленное плюс справку из полиции.

Все документы должны быть апостилированы. Что это значит и нужен ли апостиль США для России? Да, обязательно. Штаты, как и Россия, в свое время ратифицировали Гаагскую Конвенцию 1961 года. Америка присоединилась к Конвенции в 1980 году и с 15 октября 1981 начала применять апостиль. Апостилирование – это признание документов подлинными именно в странах Гаагской конвенции.

А вот нужен ли апостиль для США? Если вы из другой страны – да, нужен. Если вы гражданин США, то апостиль внутренних документов вам не требуется.

Собственно апостиль – это штамп более или менее стандартного для разных стран образца. Визуально он может различаться, но всегда содержит одну и ту же требуемую информацию. Это страна выдачи, место выдачи, подпись должностного лица и так далее. Поэтому апостиль можно получить только в той стране, где вы получили документ. Более того, апостиль документов в США можно сделать только в штате, где документ выдан. 👍

Отличие апостиля документов США от российского

Апостиль ставят на сам документ, если это технически возможно. Иногда ставят на отдельный лист и подшивают его к документу. В некоторых случаях апостиль ставят вообще на нотариальную копию. Есть ли разница в том, как поставить апостиль в США для россиян и американцев? Никакой. Апостили на местные документы ставят для всех одинаково.

В США апостиль представляет собой отдельный бланк на листе формата А4. Причём у каждого штата существует свой образец апостиля. Иногда их украшают гербами штата и вензелями. Но содержание всегда одинаковое. В апостиль вписывают те же данные, что в апостиль в России и в других странах. После чего прикрепляют к легализуемому документу.

Если вы ставите апостиль на документы США, проследите, чтобы он был прикреплен к документу правильно. А именно: подшит специальной лентой и скреплен сверху печатью и подписью должностного лица. Этот момент, а также как поставить апостиль в США для россиянграждан России интересует больше всего.

Однако в Штатах к апостилю относятся проще, чем в России. Вполне возможно, что вы получите бланк со штампом, просто прикрепленный к документу скрепкой.

В истории бюро переводов есть и курьезные случаи. Американец прибыл в Россию, оказалось: забыл поставить апостиль на свидетельство о рождении США. Возвращаться назад? Дорого и долго. Но и без апостиля документ не принимают. Он сделал проще: попросил кого-то из знакомых и – ему прислали апостиль отдельно! После чего владелец просто прикрепил бланк со штампом скрепкой к оригиналу документа.

Какие документы апостилировать для России:

— свидетельства о рождении, браке, смерти;
 — дипломы, транскрипты (приложения), аттестаты;
 — нотариальные документы;
 — справки ФБР;
 — паспорт;
 — налоговые документы.

Как в США получить апостиль на американских документах для России

Нельзя утверждать, что апостиль США для России каким-то образом отличается от апостиля США для других стран. Штамп – или в данном случае целый бланк – выдаётся именно для страны Гаагской конвенции. Но есть различия в получении апостиля.

Как получить апостиль свидетельства о рождении в США

Если в России все документы апостилирует выдавшее их ведомство, то в Штатах немного иначе. Выпуск официальных документов тоже организован по-разному. Как поставить апостиль в США для россиян? В России свидетельство выдают родителям в загсе после рождения ребенка. В США оригиналы на руки не выдаются. В федеральной базе данных департаментов здравоохранения каждого штата хранится информация о рождении ребенка. Американец может в любой момент получить копию и использовать ее в разных целях. В том числе, чтобы поставить апостиль свидетельства о рождении США. Пока ребенку не исполнится 18 лет, такую копию могут запросить его родители.

Копию американского свидетельства о рождении можно запросить в отделе гражданского реестра (Civil Registry Office). Это аналог российского загса. Способы получения копии зависят от законодательства каждого отдельного штата. Главное, чтобы копия была не «укороченная», а так называемая полная копия. Только такую копию можно потом легализовать.

Полученную копию заверяет окружной клерк. После чего апостиль на свидетельство о рождении США ставит государственный секретарь штата. Причем секретарь именно того штата, где свидетельство заверено.

Апостиль свидетельства о браке, смерти в США

Похожая процедура – апостиль документов США о гражданском состоянии. Например, для свидетельства о браке или смерти также нужно получить копии в отделе гражданского реестра! Оригиналы этих документов так же, как и свидетельства о рождении, обычно не выдаются. Но клерк офиса может выдать супругам сертификат о браке на красиво оформленном бланке. Для легализации же всё равно нужно получать копию.

В некоторых штатах роль загса выполняет офис секретаря штата. По получении копии гражданину США нужно так же заверить ее у окружного клерка.

Копии свидетельства о браке также получают в отделе гражданского реестра того штата, где брак заключён. В другом штате получить копию и, тем более, апостилировать ее, не получится.

Может возникнуть вопрос: нужно ли нотариально заверять такую копию перед апостилированием. Нет, не нужно. Копия свидетельства, выданная гражданским реестром или окружным департаментом здравоохранения, считается официально заверенной. На территории Штатов её можно использовать по назначению без дальнейших действий.

За пределами Соединенных Штатов документ не будет признан без апостиля, поскольку его подлинность никак не подтверждена. Проверить подлинность можно только с помощью апостиля из США. 

Апостиль дипломов США

Дипломы, приложения и аттестаты США апостилируются аналогично. Разница в том, что копии дипломов запрашивают в том учебном заведении, где человек учился. Копию диплома заверяет секретарь образовательного учреждения и обязательно местный нотариус.

После чего документ апостилируется по уже описанному образцу – у госсекретаря штата.

Апостиль нотариальных документов США

Нотариально заверенные документы должны быть заверены окружным клерком того округа, который выдал ему лицензию на право вести нотариальную деятельность.

Например, можно сделать апостиль доверенности США. Для этого нужно обратиться к нотариусу, обязательно имеющему лицензию на ведение деятельности именно в этом штате. После заверения у нотариуса документ можно апостилировать так, как описано выше – у госсекретаря штата.

И, в отличие от других документов, доверенность должна быть обязательно оригинальной. Копия тут не подойдет. Законодательство некоторых штатов требует предварительного заверения у секретаря округа. Это такие штаты, как Кентукки, Теннеси, Нью-Йорк, Мэриленд, Гавайи. После такого двойного заверения американец может сделать апостиль доверенности США у госсекретаря штата.

На что нужно обратить внимание

Может показаться, что апостиль на любые документы США ставит один и тот же орган – госсекретарь штата. В большинстве случаев это так. Однако есть такое понятие, как федеральные документы. К ним относятся:

— паспорт;
 — справка из ФБР (аналог российской справки об отсутствии судимости);
 — письмо социального страхования;
 — налоговые формы;
 — свидетельство о натурализации и другие.

Таким образом, если возникает вопрос,нужен ли апостиль в США для паспорта, можно ответить, что да, может пригодиться. В случае с федеральными документами неважно, в каком штате документ получен.

Федеральные документы обычно подписаны одним из следующих должностных лиц:

— федеральный чиновник США;
 — сотрудник консульства США;
 — военный нотариус, судья-адвокат;
 — дипломатический чиновник иностранного консула, зарегистрированный в Протокольной службе Государственного департамента США.  

Апостиль паспорта США и других федеральных документов делают в Государственном департаменте США. Обычно обращения по получению апостиля отправляются по электронной почте в бюро консульских дел Госдепа США.

Какие требования к федеральным документам перед апостилированием?

1. Все документы должны включать разборчивую подпись с указанием имени и должности должностного лица.

2. Перед отправкой документа нужно заверить их у окружного нотариуса.

3. Все документы перед апостилированием должны быть переведены на английский язык. Причем переводчик должен быть обязательно сертифицированным. Перевод должен быть нотариально заверенным.

Также, если нужен апостиль США для паспорта, можно воспользоваться услугами организаций-посредников. В интернете достаточно много организаций, готовых взять на себя обязанности по проставлению апостиля. Как правило, они знакомы со всеми требованиями к документам и готовы вас проконсультировать. Несмотря на то, что в разных странах свои требования, вы можете не сомневаться, нужен ли апостиль США для России.

Как проверить апостиль США

У американца, получившего документ с апостилем, может возникнуть логичный вопрос, как проверить апостиль США.

На каждом апостиле имеется дата и уникальный номер. Каждый компетентный орган, выдавший апостиль, ведет реестр, в который заносятся эти данные. В этом же реестре указаны и лица, подписавшие апостиль. Многие из этих ведомств начали вести электронные реестры. Эти реестры доступны в режиме онлайн (e-Registers). Ссылки на подобные реестры стали указывать и в самом штампе «апостиль». Таким образом, чтобы проверить апостиль США, вы можете зайти на сайт ведомства, проставившего штамп.

Контактную информацию об этих органах, включая номера телефонов и URL-адреса, можно найти в разделе «Апостиль» на сайте Гаагской конференции. Хотя собственных реестров выданных апостилей на сайте Гаагской конференции не ведется.

Кроме того, проверить апостиль США можно в офисе госсекретаря штата, обратившись туда лично.

Что такое электронный апостиль?

Кроме обычного апостиля на бумаге, в США теоретически можно получить апостиль свидетельства о рождении и других документов в электронном виде. Гаагская конвенция позволяет это, в том числе вести электронные реестры.

В 2006 году Национальная нотариальная ассоциация США и Гаагская конференция по международному частному праву (HCCH) запустили приложение e-Apostilles. Предполагалось, что программа поможет упростить выдачу апостилей. Как и бумажный, электронный апостиль имеет защищенную электронную подпись и дату. Удобнее, конечно, электронный, поскольку проверить апостиль США в электронном виде в любое время онлайн.

Это сделано для предотвращения подделок в официальном документообороте. Почему мы упомянули, что такой апостиль можно получить «теоретически»? Потому что на практике далеко не везде эта система работает.

Электронные апостили принимают и выдают в 51 стране, включая США. Однако в стране каждый штат решает, каким образом выдавать апостили. Поэтому в большинстве штатов электронный апостиль получить нельзя. В каждом штате нужно отдельно уточнять возможность получения апостиля США для россиян и местных жителей.

Между тем, в некоторых странах, например, в Латвии, Колумбии, Бельгии, можно получить только электронный апостиль. Германия, напротив, не выдает и не принимает электронные апостили. Турция же выдает электронные апостили выборочно: только на судебные решения.

Поэтому, перед тем как поставить апостиль в США, россияне должны понимать, для какой страны он делается.

Публичные реестры иностранных государств можно посмотреть здесь

Апостиль США для россиян

Может ли россиянин получить апостиль в США? Если документ выдан в Штатах, то, разумеется, его можно апостилировать. Апостиль ставят там, где выдан документ, как уже говорилось в этой статье. И неважно, кто его владелец, россиянин или американец.

Если же документ российского образца, то апостиль в США на него не получить никак. Многие, кто обращался к нам за апостилем, сначала пробовали получить его через консульство США. Но вопросы апостиля на входят в компетенцию посольств и консульств. Сотрудник консульства может заверить доверенность, выдать дубликат документа, зарегистрировать акт гражданского состояния, но не уполномочен ставить апостили. Так что единственный вариант – отправить документ на апостилирование в Россию.